10 mẹo dán văn bản trong Microsoft Word giúp bạn tránh khỏi cơn ác mộng định dạng

10. Thành thạo "Paste Special" để có độ chính xác

Paste Special nên là tùy chọn phù hợp của bạn khi sao chép-dán nội dung từ các nguồn bên ngoài. Bạn có thể chọn chính xác cách văn bản của mình hiển thị trên trang.

Vào Ribbon > Home tab > Paste > Paste Options để hiển thị danh sách drop-down với nhiều tùy chọn. Chọn Paste Special để mở hộp thoại có nhiều lựa chọn hơn.

Bây giờ, bạn có thể chọn giữ nguyên định dạng nguồn gốc, sử dụng định dạng riêng của tài liệu hoặc xóa mọi định dạng. Word hiển thị bản xem trước tức thì về cách hiển thị từng định dạng trên trang.

• Keep Source Formatting: Giữ nguyên kiểu dáng ban đầu (hữu ích cho trích dẫn hoặc nội dung có thương hiệu).
• Merge Formatting: Pha trộn văn bản đã dán với kiểu dáng hiện tại của tài liệu (lý tưởng để có tính nhất quán).
• Unformatted Text: Xóa mọi định dạng.
• Paste as a Hyperlink or Image: Đây là lựa chọn tốt nhất để khóa bố cục hoặc thêm liên kết có thể nhấp.

Lưu ý: Paste as a Hyperlink or Image có thể không khả dụng cho mọi tình huống dán. Tuy nhiên, các lựa chọn này và phím tắt của chúng sẽ tăng tốc quá trình soạn thảo tài liệu của bạn.

9. Quyết định sau khi dán

Word cho phép bạn quyết định sau khi dán bất kỳ khối nội dung nào. Sau khi nhấn Ctrl + V, hãy tìm biểu tượng clipboard nhỏ ở cuối văn bản đã dán. Nhấp vào biểu tượng đó hoặc nhấn Ctrl và phím mũi tên để chuyển đổi giữa:

• Keep Source Formatting (thường là mặc định)
• Merge Formatting
• Keep Text Only

Các hành vi mặc định có thể khác nhau tùy thuộc vào nguồn (ví dụ, dán giữa các tài liệu Word so với dán từ trình duyệt). Nếu thói quen dán của bạn nhất quán, hãy đặt mặc định cho mọi hành động cắt, sao chép và dán. Điều này có thể tăng tốc quy trình làm việc của bạn hơn nữa.

8. Đặt hành vi dán mặc định

Mặc định của Word là giữ nguyên định dạng gốc của bất kỳ nội dung nào bạn dán vào. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi mặc định và dán văn bản để phù hợp với định dạng của tài liệu hoặc sử dụng plain text.

Vào File > Options > Advanced. Trong mục Cut, copy, and paste, hãy chọn mũi tên xuống để thay đổi các trường hợp dán khác nhau. Cuối cùng, hãy chọn giữa Keep Source Formatting , Merge Formatting và Keep Text Only. Chọn OK.

Tùy chỉnh cài đặt trước khi soạn thảo tài liệu có thể giúp bạn tránh được một số trục trặc.

7. Xóa tất cả các kiểu bằng "Keep Text Only"

Dán từ các trang web hoặc PDF thường đi kèm với định dạng ẩn. Có một số cách để xóa định dạng và lấy plain text. Trong Word, hãy sử dụng Keep Text Only để loại bỏ phông chữ, màu sắc và siêu liên kết.

Sau khi sao chép, hãy nhấp vào biểu tượng clipboard và di chuột qua biểu tượng Keep Text Only. Word sẽ hiển thị bản xem trước trên trang và dán đoạn trích sau khi bạn nhấp vào biểu tượng.

Hoặc, sử dụng Ctrl + Alt + V để mở Paste Special, chọn Unformatted Text và nhấp vào OK. Đây là cách bạn có thể sử dụng để dọn dẹp các đoạn trích email hoặc ghi chú nghiên cứu.

6. Kéo và thả để dán nhanh

Bạn có thể highlight rồi kéo và thả văn bản trong cùng một tài liệu Word, các tài liệu Word khác nhau hoặc từ trình duyệt sang một tài liệu.

Kỹ thuật này hiệu quả đối với các phần văn bản ngắn và loại bỏ nhu cầu cắt và dán. Đảm bảo rằng tính năng kéo và thả được bật trong File > Options > Advanced > Editing options > Allow text to be dragged and dropped.

Bây giờ, chỉ cần giữ Ctrl trong khi kéo để sao chép văn bản thay vì di chuyển văn bản.

5. Sửa định dạng nhanh bằng Format Painter

Format Painter không phải là chức năng "dán". Nhưng biểu tượng cọ nhỏ trên tab Trang chủ là một công cụ sửa định dạng vô giá. Format Painter trong Word sao chép định dạng, chẳng hạn như màu sắc, phông chữ và kích thước phông chữ, và áp dụng cho văn bản khác.

Từ tab Home, chọn Format Painter trong nhóm Clipboard. Con trỏ sẽ chuyển thành biểu tượng cọ vẽ. Chọn văn bản đã định dạng, nhấp vào biểu tượng Format Painter và chọn văn bản bạn muốn định dạng.

Nhấp đúp vào nút Format Painter sẽ áp dụng cùng một định dạng cho nhiều dòng văn bản. Bạn có thể nhấp lại vào nút đó để tắt hoặc nhấn Esc.

Mẹo: Sử dụng phím tắt Alt + Ctrl + C để sao chép định dạng và Alt + Ctrl + V để dán định dạng.

4. Dán văn bản dưới dạng hình ảnh

Chuyển đổi văn bản hoặc bảng thành hình ảnh nhúng trong tài liệu Word có những công dụng thỉnh thoảng. Ví dụ, bạn có thể gửi trích dẫn theo kiểu trong báo cáo, sửa lỗi bố cục trong tài liệu được chia sẻ hoặc dán trực tiếp một số dữ liệu Excel.

Dán dưới dạng hình ảnh sẽ khóa định dạng và ngăn chỉnh sửa. Sao chép văn bản/bảng từ tài liệu Word hoặc Excel khác. Trong tài liệu Word đích, chọn Paste > Picture.

Lưu ý: Ngoài ra, hãy vào Paste > Paste Special > Picture (Enhanced Metafile) hoặc định dạng hình ảnh khác. Tính năng này chỉ hoạt động với các ứng dụng  Microsoft Office.

3. Dán nhanh nhiều mục bằng Office Clipboard

Không giống như clipboard cũ chỉ có thể lưu trữ mục đã sao chép gần đây nhất, Office Clipboard có thể lưu trữ tối đa 24 mục. Tính năng này giúp bạn sao chép nhiều nội dung cùng một lúc trước khi dán chúng.

Để xem ngăn clipboard, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm clipboard trên tab Home. Nhấp vào bất kỳ mục nào trong ngăn để chèn mục đó vào vị trí con trỏ của bạn.

Tính năng này rất tiện lợi khi làm việc với nhiều file Office hoặc thực hiện nhiều sửa đổi cho một tài liệu dài. Office Clipboard lưu trữ văn bản, HTML và hình ảnh nhỏ hơn 4MB.

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấn Ctrl + Shift + F3 để xóa Spike sau khi dán.

2. Cắt và dán nhiều lần bằng Spike

Chức năng của Spike nằm ở ý nghĩa của nó; nó giữ mọi thứ lại với nhau. Bạn có thể thu thập các đoạn văn bản không liền kề và dán chúng thành một nhóm bằng phím tắt "spike".

Chọn bất kỳ văn bản, hình ảnh, bảng, v.v... nào và nhấn Ctrl + F3 để cắt. Lặp lại để thêm nhiều hơn. Để dán tất cả cùng một lúc vào bất kỳ vị trí nào trong Word, hãy nhấn Ctrl + Shift + F3.

Để dán nội dung mà không xóa Spike, hãy nhập "spike" vào tài liệu và nhấn F3.

Lưu ý: Microsoft Office Clipboard dán từng phần nội dung một. Nó hoạt động cho cả việc sao chép và cắt nội dung. Spike thu thập nội dung và dán nội dung đó cùng một lúc. Điều này khiến Spike trở nên lý tưởng để thu thập trích dẫn hoặc tóm tắt các điểm nổi bật từ một tài liệu.

1. Dán bảng từ ChatGPT

Việc tạo bảng luôn gây khó chịu. Vì hiện tại chúng ta đang nghiên cứu rất nhiều với ChatGPT, nên bạn có thể cần sử dụng thông tin do AI tạo ra và đưa vào Word.

Word sẽ không giữ nguyên định dạng bảng của bảng ChatGPT. Giải pháp dễ nhất là sử dụng một trung gian như Excel.

Vì vậy, hãy dán nội dung từ ChatGPT vào Excel bằng cách chọn Paste > Match Destination Formatting. Sau đó, sao chép và dán bảng vào Word.

Thay vì thiết kế bố cục bảng trong Excel, bạn có thể sử dụng các mẹo định dạng này để có bảng hoàn hảo trong Microsoft Word.

Mẹo: Bạn cũng có thể chuyển đổi văn bản thành bảng trong Word như một giải pháp thay thế (Insert > Table > Convert Text to Table).

Sử dụng phương pháp sao chép-dán chính xác phụ thuộc rất nhiều vào trí nhớ cơ bắp. Ngoài ra, tùy chọn dán phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Khi làm việc với nội dung trang web, "Keep Text Only" thường tiết kiệm thời gian nhất. Đối với nội dung từ các tài liệu Word khác, "Merge Formatting" thường cung cấp sự cân bằng tốt nhất giữa việc giữ nguyên định dạng cần thiết và phù hợp với phong cách tài liệu của bạn. Một số phương pháp hiếm hơn, nhưng bạn có thể sử dụng chúng khi cần.